SUOMEN MENSA ry

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY

SÄÄDÖSPOHJA

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan Henkilötietolakia (523/99).

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERIAATTEET (Henkilötietolaki 6§)

Suomen Mensa ry tarvitsee jäsenmaksuseurannan, jäsenpostin ja muun yhteydenpidon tarkoituksiin jäsenrekisteriä (6§). Jäseneksi liittyvä allekirjoittaa suostumuksensa yhteystietojen rekisteröintiin, ja sen jälkeen rekisteri on riippuvainen jäsenen itsensä luovuttamista tiedoista (6§ ja 8§ 1;5). Rekisteriin ei tallenneta sosiaaliturvatunnusta eikä arkaluontoisia tietoja.

Rekisterin tietoja ei käytetä kaupallisiin tai mainostarkoituksiin eikä tietoja luovuteta ulkopuolisille.

Yhdistyksen jäseneksi liittyminen pääsytestin kautta edellyttää testatuista seurantaa jo ennen jäsenanomusta. Samoin jäsenyyden voimassaolon katkettua tai jäsenen erottua on jäsenyystiedot pidettävä tallessa mahdollista myöhempää uudelleen liittymistä (8§ 5) tai tieteellistä tutkimusta varten (7§).

Yhdistyksen saamisista jäseniltä tai testatuilta voidaan pitää kirjanpitoa.

Henkilökohtaisten testien tuloksia ei luovuteta ulkopuolisille, ja jäsenillekin vain tutkimustarkoituksiin (7§). Älykkyystestin tulokset ovat psykologin rekisterissä ja hänen vaitiolovelvollisuutensa alaisia. Yhdistys saa vain tiedon testin läpäisemisestä. Kotitestin tulokset taltioidaan yhdistyksen toimistoon (8§ 5).

Rekisteriseloste on tämän asiakirjan liitteenä.

Suomen Mensa ry Hallituksen päätös 9.9.2010

Rekisteriseloste

1. Rekisterin pitäjä on Suomen Mensa ry, jonka toimintaa johtaa yhdistyksen hallitus. Rekisteri ylläpidetään yhdistyksen toimistossa.

2. Henkilötietoja rekisteröidään yhdistyksen jäsenistä jäsenyysoikeuden valvontaan sekä jäsenmaksuseurannan, jäsenpostin ja muun yhteydenpidon tarkoituksiin.

3. Rekisteri sisältää yhdistyksen pääsyvaatimukset täyttäneiden ja jäseniksi anoneiden seuraavat tiedot:

3.1. Jäsennumero ja sitä vastaava viite
3.2. Nimi
3.3. Osoite
3.4. Puhelinnumero
3.5. Sähköpostiosoite
3.6. Jäsenmaksutilanne
3.7. Liittymisvuosi
3.8. Paikallisosaston tunnus
3.9. Sukupuoli
3.10. Ammatti
3.11. Syntymäaika
3.12. Yhteydenpidon kieli
3.13. Tiedot jäsenen halukkuuksista eri toimintoihin
3.14. Rekisterin ylläpitotiedot

Lisäksi rekisteri sisältää psykologisessa pääsytestissä käyneiden yhteystiedot sekä tiedon testin läpäisystä. Rekisteri sisältää myös kotitestin tilanneiden yhteystiedot ja testin tuloksen.

4. Tietoja rekisteristä ei luovuteta säännönmukaisesti minnekään yhdistyksen ulkopuolelle, lukuun ottamatta kansainvälistä Mensa –yhdistystä (Mensa International ltd., UK), jolle toimitetaan jäsenten lukumäärästä ja jäsenmaksuista yhteenvetotiedot neljännesvuosittain.

Jäsenten osoitetiedot julkaistaan vuosittain jäsenille jaettavassa jäsenluettelossa.

5. Jäsenrekisterin tiedot säilytetään toimiston yksityistiloissa lukitussa paikassa. ATK –rekisterin tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.

Tämä rekisteriote pidetään pysyvästi jäsenten nähtävänä yhdistyksen internet-sivuilla sekä toimistossa pyydettäessä.