Suomen Mensa ry

Tietosuojakäytännöt

SUOMEN MENSA ry (1079276-9)

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY

Henkilötietojen käsittely

Suomen Mensa ry kerää psykologisten testien yhteydessä testituloksien antamista ja testattavan riittävää tunnistamista varten tarpeellisen määrä henkilötietoja. Henkilö antaa suostumuksensa Suomen Mensa ry:n testiin osallistumalla testituloksen saamista varten kerättäviin tietoihin. Lisäksi Suomen Mensa ry tarvitsee jäsenmaksuseurannan, jäsenpostin ja muun yhteydenpidon tarkoituksiin jäsenrekisteriä. Jäseneksi liittyvä allekirjoittaa suostumuksensa yhteystietojen rekisteröintiin, ja sen jälkeen rekisteri on riippuvainen jäsenen itsensä luovuttamista tiedoista.

Henkilötietojen luovutus

Rekisteröityjä tietoja ei käytetä kaupallisiin tai mainostarkoituksiin. Henkilötietoja ei myöskään luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Jäsenpalveluiden hoitamiseksi rekisteröityjen jäsenten osoitetiedot voidaan luovuttaa esimerkiksi jäsenlehden painotalolle postitusta varten.

Henkilötietojen säilytys

Yhdistyksen jäseneksi liittyminen psykologisen testin kautta edellyttää testatuista seurantaa jo ennen jäsenanomusta. Samoin jäsenyyden voimassaolon katkettua tai jäsenen erottua on jäsenyystiedot pidettävä tallessa mahdollista myöhempää uudelleen liittymistä tai tieteellistä tutkimusta varten. Henkilökohtaisten testien tuloksia ei luovuteta ulkopuolisille. Älykkyystestin tulokset ovat psykologin rekisterissä ja hänen vaitiolovelvollisuutensa alaisia. Kotitestin tulokset taltioidaan yhdistyksen toimistoon.

Henkilötietojen suojaus

Sähköiset rekisterit sijaitsevat lukituissa paikoissa, joihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, joiden toimenkuvaan henkilötietojen käsittely kuuluu. Henkilötietojen käsittely- ja käyttöoikeudet on rajattu käyttötarkoituksen mukaisesti. Mikäli henkilötiedoista on tarpeen ottaa erillisiä kopioita, kuten paperisia tai sähköisiä listoja, tällaisia kopioita käsitellään huolellisesti ja hyvää tiedonhallintotapaa noudattaen ja kopiot tuhotaan välittömästi, kun niiden säilyttäminen ei ole tarpeen.

Oikeutesi rekisteröitynä

Sinulla on oikeus pyytää:
– pääsyä henkilötietoihisi ja vaatia itseäsi koskevien tietojen oikaisemista tai (osittaista) poistamista
– henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä; ja
– saada meille toimittamasi henkilötiedot tiedoksesi

Tarkastuspyyntö lähetään kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

Suomen Mensa ry
PL 792
00101 Helsinki

Pyynnön liitteenä tulee toimittaa kopio allekirjoituksen sisältävästä henkilöllisyystodistuksesta, jonka avulla varmennetaan henkilöllisyys ennen tietojen antamista.

Mikäli katsot tietosuojalainsäädännön mukaisten oikeuksiesi tulleen loukatuiksi, voit tehdä asiasta valituksen valvontaviranomaiselle.

24.5.2018

Suomen Mensa ry:n hallitus

Rekisterit: Psykologisten testien kävijät

Henkilötietojen käsittelyä koskeva informointiasiakirja / Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679

Rekisterinpitäjä
Suomen Mensa ry
PL 792
00101 Helsinki

Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Suomen Mensa ry:n toimisto
toimisto@mensafi.onmicrosoft.com
PL 792
00101 Helsinki

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavat tiedot:
–  Nimi
–  Syntymäaika
–  Osoite
–  Puhelinnumero
–  Sähköpostiosoite
–  Onko oikeutettu jäsenyyteen vai ei

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Testituloksien antamista ja testattavan riittävää tunnistamista (jotta tulos voidaan varmistaa kuuluvaksi testissä
käyneelle luonnolliselle henkilölle ja erottaa muista saman nimisistä henkilöistä) varten kerätään ainoastaan tätä tarkoitusta varten tarpeellinen määrä henkilötietoja. Rekisteröity antaa suostumuksensa Suomen Mensa ry:n testiin osallistumalla testituloksen saamista varten kerättäviin tietoihin.

Rekisterin tietolähteet
Kaikki tiedot kerätään henkilöitä itseltään testitilaisuuden yhteydessä.

Henkilötietojen luovuttaminen

Rekisteristä luovutetaan tiedot Suomen Mensa ry:n valvovalle psykologille (MLH-assessment) testitulosten lähettämistä varten. Muuten tietoja ei anneta eteenpäin.

Tietojen korjaus-, tarkastus- ja kielto-oikeus

Henkilöllä on halutessaan oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu rekisteriin. Tarkastuspyyntö tulee aina lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Tarkastuspyyntöihin vastataan kirjallisesti. Tietojen antamisesta voidaan periä kohtuullinen korvaus, jos siitä, kun henkilö edellisen kerran sai rekisterin tiedot tarkistettavakseen, on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi. Jos henkilön tiedoissa on virheitä, henkilö voi kirjallisesti esittää pyynnön virheen korjaamiseksi.

Tietojen suojaus, arkistointi ja hävittäminen

Jäsenrekisterin tiedot säilytetään toimiston yksityistiloissa lukitussa paikassa. Sähköisen rekisterin tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti. Tietoja ei käsittele kukaan muu kuin Suomen Mensan toimistoa hoitava henkilö. Tietoja voidaan poistaa henkilön niin vaatiessa. Poistopyynnöt tulee aina lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän rekisteriasioita hoitavalle henkilölle.

EVÄSTEKÄYTÄNNÖT